Wrike – управляйте проектами эффективно! Личный отзыв от использования

Работая в интернет сфере, часто сталкивался с проблемой менеджмента проектов и делегирования рабочих процессов: дать задание на размещение текстов на сайте, составить техническое задание для программистов, написать ТЗ для копирайтеров, проверить обратные ссылки на сайт и т.д.

Wrike – управляйте проектами эффективно! Личный отзыв от использования

Ранее проект менеджмент сводился к бесконечной переписке через email — обсуждение рабочих вопросов, изменения/дополнение файлов и т.д. Оценив затрачиваемое время, которое уходит на коммуникацию, я решил найти систему управления проектами онлайн, при помощи которой можно следить за выполнением задач, планировать и организовывать проекты на временной шкале. После анализа всех «за» и «против» в качестве системы управления проектами был выбран сервис – Wrike.

Почему Wrike?

При выборе сервиса, я руководствовался 3 наиболее важными для меня критериями: доступность бесплатной базовой версии, интуитивно понятный интерфейс и возможность персонализации.
Отличительной особенностью Wrike является подход к использованию электронной почты. В то время, как Битрикс24 и Мегаплан предполагают отказ от использования электронной почты в рабочей коммуникации, система Wrike повышает эффективность работы с почтой за счет ее интеграции в рабочие процессы системы.

При помощи электронной почты в Wrike можно создавать, редактировать и управлять задачами в привычном для большинства пользователей интерфейсе почтового клиента.

Бесплатность

Wrike предоставляет бесплатную базовую версию (BASIC) своей системы для небольших команд (до 5 сотрудников), при этом количество коллаборатов неограничено, что позволяет бесплатно привлекать к работе фрилансеров, клиентов и коллег из других отделов. Коллабораторы не имеют права создавать и редактировать задачи, но могут участвовать в обсуждениях, загружать файлы и помечать задачи как выполненные.

В базовой версии есть интеграция с такими приложениями как Google Диск, Dropbox, Box, Microsoft Office 365, OneDrive и iCal, 2 Гб дискового пространства, приложение для Android и iOS, ограничение в количестве иерархии проектов до 2 уровня.

Для более больших команд существуют платные тарифные планы – Professional и Enterprise более подробное описание каждой подписки доступно по адресу — https://www.wrike.com/ru/price/

Работа с Wrike

Первое, что меня поразило с работой Wrike – это простота и удобство использования. Нет необходимости читать огромные мануалы о том, как правильно пользоваться данной системой, все сделано на интуитивном уровне. Давайте познакомимся с Wrike поближе!

Итак, заходим на сайт https://www.wrike.com/ru/ и вводим свой e-mail:

Шаг 1 - регистрируемся в системе

В ответ нам на электронный ящик придет письмо с кодом активации, для завершения регистрации необходимо перейти по ссылке, которая придет на e-mail:

Шаг 2 - подтверждение e-mail адреса

После подтверждения адреса электронной почты Wrike запросит контактные данные:

Шаг 3 - вводим контактные данные

Следующий шаг – добавление членов команды в сервис Врайк:

Шаг 4 - добавляем членов команды в Wrike

В качестве подарка, Вы можете попробовать использовать бесплатную версию Professional или Enterprise на протяжении 14 дней:

Шаг 5 - выбираем бесплатный тарифный план

После окончания 14 дневной пробной версии платных тарифных планов, Вы можете продолжить использовать бесплатную версию Basic, либо же использовать платную подписку.

После выбора тарифного плана, откроется рабочий стол Wrike:

Шаг 6 - рабочий стол Wrike

По умолчанию сервис добавит несколько шаблонных задач для того, чтобы Вы их выполнили и поближе познакомились с функционалом системы.

Для членов вашей команды на электронный ящик придут письма с приглашением в Wrike:

Приглашения для членов команды в WRIKE

Приняв приглашение, член вашей команды будет перенаправлен на страницу, где необходимо будет указать пароль, после чего для него также будет доступен рабочий стол команды:

Рабочий стол членов команды

Как мы видим, на данный момент для Натальи нет ни одной задачи. Ну а раз так, давайте это исправим!

Зажав кнопку Ctrl на клавиатуре, мы можем выделить тестовые задания от Wrike и удалить их:

Работа с задачами - максимально удобна!

Либо же изменить исполнителя на Наталью (чтобы и она научилась пользоваться базовыми функциями Wrike):

Выбор исполнителей задачи в Wrike

Добавляем сотрудника команды в задачу

После этого, на рабочем столе у Натальи появляется уведомление о новых задачах:

Уведомления в Wrike

У задачи есть несколько статусов:

Статусы задач в Wrike

После изменения статуса, автору задачи придет уведомление о том, что задача либо завершена, либо отложена, либо отменена.

В настройках профиля, вы можете указать какие уведомления по электронной почте необходимо вам отправлять:

Настройка уведомлений в Wrike

Для удобной навигации рекомендую разбивать все задачи по проектам. Для этого необходимо создать новый проект и добавлять работы, относящиеся к проекту:

Создание проектов

Выбираем сотрудников, которые будут работать над проектом:

Добавление сотрудников

Можно добавить просто e-mail адрес члена команды (например, фрилансера, либо внештатного копирайтера).

Справа у нас находится область для общей коммуникации по проекту, туда я добавляю наиболее важную информацию, которая относится к проекту (бриф, доступы к сайту, отзывы, специфику сайта), также там можно вести коммуникацию по общим вопросам по проекту:

Главная страница проекта

Дальше настройка иерархии работы над проектами зависит целиком и полностью от вас и вашей фантазии.

Для себя по каждому типу проекта (например, клиентское продвижение, продвижение личных сайтов, аудит, сбор семантического ядра и т.д.) я выявил несколько шаблонных работ и сделал по ним так называемые «заготовочки». Например, при заказе на составление семантического ядра заготовлены шаблоны:

  • Сбор поисковых фраз
  • Чистка семантического ядра
  • Группировка семантического ядра
  • Поиск точек входа
  • Оформление и отправка клиенту

Раздел «Панель задач» для эффективного отслеживания статусов работ можно настроить, что называется под себя:

Панель задач в Wrike

Добавить наиболее важные для вас виджеты, которые позволят эффективно управлять рабочими процессами.

Раздел «Временная шкала»:

Временная шкала загруженности

Позволит оценивать загруженность того или иного члена команды, планировать список дел и предоставлять клиенту список работ и временной промежуток в который запланирована та или иная работа.

Выводы

Безусловно, это лишь малая часть того, что предоставляет Wrike в плане управления проектами. Для описания всех функциональных возможностей в рамках одной статьи – невозможно. Да и надо ли? Ведь в данной информационной системе управления проектами все сделано максимально понятно! Тут возникает больше другой вопрос – а как правильно организовать работу команды и это, к сожалению, ни одна система для совместной работы автоматически неспособна сделать. Все зависит от задач, специфики работ, вас и вашей команды.

Однозначно можно сказать, что для эффективной работы команды использовать Wrike жизненно необходимо. Если вам интересно узнать, как я организовываю работу своей команды в Wrike, то готов более подробно рассказать в следующих статьях на моем блоге. С уважением, Vasilenko Ivan!

Комментарии — Один комментарий

  1. Действительно тема актуальная и будет ею ещё очень долго, если не всегда так как теперь уже практически вся работа проходит через интернет. Так что знания этого сервиса только помогают бизнесу, а не вредят ему.

Добавить комментарий

имя:

e-mail:

сайт:

текст:

Подписаться, не комментируя