Работая в интернет сфере, часто сталкивался с проблемой менеджмента проектов и делегирования рабочих процессов: дать задание на размещение текстов на сайте, составить техническое задание для программистов, написать ТЗ для копирайтеров, проверить обратные ссылки на сайт и т.д.
Ранее проект менеджмент сводился к бесконечной переписке через email — обсуждение рабочих вопросов, изменения/дополнение файлов и т.д. Оценив затрачиваемое время, которое уходит на коммуникацию, я решил найти систему управления проектами онлайн, при помощи которой можно следить за выполнением задач, планировать и организовывать проекты на временной шкале. После анализа всех «за» и «против» в качестве системы управления проектами был выбран сервис – Wrike.
Почему Wrike?
При выборе сервиса, я руководствовался 3 наиболее важными для меня критериями: доступность бесплатной базовой версии, интуитивно понятный интерфейс и возможность персонализации.
Отличительной особенностью Wrike является подход к использованию электронной почты. В то время, как Битрикс24 и Мегаплан предполагают отказ от использования электронной почты в рабочей коммуникации, система Wrike повышает эффективность работы с почтой за счет ее интеграции в рабочие процессы системы.
При помощи электронной почты в Wrike можно создавать, редактировать и управлять задачами в привычном для большинства пользователей интерфейсе почтового клиента.
Бесплатность
Wrike предоставляет бесплатную базовую версию (BASIC) своей системы для небольших команд (до 5 сотрудников), при этом количество коллаборатов неограничено, что позволяет бесплатно привлекать к работе фрилансеров, клиентов и коллег из других отделов. Коллабораторы не имеют права создавать и редактировать задачи, но могут участвовать в обсуждениях, загружать файлы и помечать задачи как выполненные.
В базовой версии есть интеграция с такими приложениями как Google Диск, Dropbox, Box, Microsoft Office 365, OneDrive и iCal, 2 Гб дискового пространства, приложение для Android и iOS, ограничение в количестве иерархии проектов до 2 уровня.
Для более больших команд существуют платные тарифные планы – Professional и Enterprise более подробное описание каждой подписки доступно по адресу — https://www.wrike.com/ru/price/
Работа с Wrike
Первое, что меня поразило с работой Wrike – это простота и удобство использования. Нет необходимости читать огромные мануалы о том, как правильно пользоваться данной системой, все сделано на интуитивном уровне. Давайте познакомимся с Wrike поближе!
Итак, заходим на сайт https://www.wrike.com/ru/ и вводим свой e-mail:
В ответ нам на электронный ящик придет письмо с кодом активации, для завершения регистрации необходимо перейти по ссылке, которая придет на e-mail:
После подтверждения адреса электронной почты Wrike запросит контактные данные:
Следующий шаг – добавление членов команды в сервис Врайк:
В качестве подарка, Вы можете попробовать использовать бесплатную версию Professional или Enterprise на протяжении 14 дней:
После окончания 14 дневной пробной версии платных тарифных планов, Вы можете продолжить использовать бесплатную версию Basic, либо же использовать платную подписку.
После выбора тарифного плана, откроется рабочий стол Wrike:
По умолчанию сервис добавит несколько шаблонных задач для того, чтобы Вы их выполнили и поближе познакомились с функционалом системы.
Для членов вашей команды на электронный ящик придут письма с приглашением в Wrike:
Приняв приглашение, член вашей команды будет перенаправлен на страницу, где необходимо будет указать пароль, после чего для него также будет доступен рабочий стол команды:
Как мы видим, на данный момент для Натальи нет ни одной задачи. Ну а раз так, давайте это исправим!
Зажав кнопку Ctrl на клавиатуре, мы можем выделить тестовые задания от Wrike и удалить их:
Либо же изменить исполнителя на Наталью (чтобы и она научилась пользоваться базовыми функциями Wrike):
После этого, на рабочем столе у Натальи появляется уведомление о новых задачах:
У задачи есть несколько статусов:
После изменения статуса, автору задачи придет уведомление о том, что задача либо завершена, либо отложена, либо отменена.
В настройках профиля, вы можете указать какие уведомления по электронной почте необходимо вам отправлять:
Для удобной навигации рекомендую разбивать все задачи по проектам. Для этого необходимо создать новый проект и добавлять работы, относящиеся к проекту:
Выбираем сотрудников, которые будут работать над проектом:
Можно добавить просто e-mail адрес члена команды (например, фрилансера, либо внештатного копирайтера).
Справа у нас находится область для общей коммуникации по проекту, туда я добавляю наиболее важную информацию, которая относится к проекту (бриф, доступы к сайту, отзывы, специфику сайта), также там можно вести коммуникацию по общим вопросам по проекту:
Дальше настройка иерархии работы над проектами зависит целиком и полностью от вас и вашей фантазии.
Для себя по каждому типу проекта (например, клиентское продвижение, продвижение личных сайтов, аудит, сбор семантического ядра и т.д.) я выявил несколько шаблонных работ и сделал по ним так называемые «заготовочки». Например, при заказе на составление семантического ядра заготовлены шаблоны:
- Сбор поисковых фраз
- Чистка семантического ядра
- Группировка семантического ядра
- Поиск точек входа
- Оформление и отправка клиенту
Раздел «Панель задач» для эффективного отслеживания статусов работ можно настроить, что называется под себя:
Добавить наиболее важные для вас виджеты, которые позволят эффективно управлять рабочими процессами.
Раздел «Временная шкала»:
Позволит оценивать загруженность того или иного члена команды, планировать список дел и предоставлять клиенту список работ и временной промежуток в который запланирована та или иная работа.
Выводы
Безусловно, это лишь малая часть того, что предоставляет Wrike в плане управления проектами. Для описания всех функциональных возможностей в рамках одной статьи – невозможно. Да и надо ли? Ведь в данной информационной системе управления проектами все сделано максимально понятно! Тут возникает больше другой вопрос – а как правильно организовать работу команды и это, к сожалению, ни одна система для совместной работы автоматически неспособна сделать. Все зависит от задач, специфики работ, вас и вашей команды.
Однозначно можно сказать, что для эффективной работы команды использовать Wrike жизненно необходимо. Если вам интересно узнать, как я организовываю работу своей команды в Wrike, то готов более подробно рассказать в следующих статьях на моем блоге.
Ответить | Цитировать